Es gibt gute Gründe dafür, eine Excel schreibgeschützt zu speichern: Eine Excel-Tabelle enthält oft sensible Informationen wie Zahlen, Formeln und Berechnungen. Ein versehentlicher Klick im falschen Feld oder eine inkorrekte Eingabe können das Ergebnis komplexer Tabellen verfälschen. Wenn Sie in einer Excel-Datei den Schreibschutz aktivieren, können die Inhalte nicht manipuliert oder versehentlich geändert werden.

In den nachfolgenden Abschnitten erfahren Sie, welche Vorzüge der aktivierbare Schreibschutz von Microsofts Tabellenkalkulation bietet und wie Sie in wenigen Schritten den Excel-Schreibschutz aktivieren.

Warum und wann sollte man den Excel-Schreibschutz aktivieren?

Excel-Tabellen können sehr komplex sein und viele wichtige Daten enthalten, die zusätzlich häufig durch Formeln und Verknüpfungen miteinander verbunden sind. Wenn Sie eine Excel-Tabelle schreibgeschützt speichern, verhindern Sie automatisch ungewollte Änderungen an den Inhalten. Schicken Sie z. B. eine finale Excel-Tabelle zur Information oder zur Verwendung in einem Bericht an Kollegen oder externe Auftraggeber, möchten Sie wahrscheinlich vermeiden, dass Daten manipuliert oder versehentlich geändert werden. Aber auch für Ihre eigene Arbeit kann es sinnvoll sein, bei einer Excel-Datei den Schreibschutz zu aktivieren – etwa, wenn Sie eine finale Berechnung erstellt haben, die nicht mehr geändert werden soll.

Ist Ihre Excel-Tabelle mit einem Kennwort schreibgeschützt, haben Sie die Kontrolle darüber, ob Änderungen in Ihrer Excel-Tabelle vorgenommen werden können und wer dazu die Erlaubnis – in Form des Kennworts – erhält. Natürlich lässt sich der Excel-Schreibschutz auch aufheben, wenn Sie die Bearbeitung Ihrer Tabelle wieder ermöglichen wollen – ähnlich wie beim Aufheben des Schreibschutzes für einzelne Excel-Tabellenblätter oder beim Entfernen des Schreibschutzes in Word.

Eine Excel schreibgeschützt speichern (mit Kennwort): Schritt für Schritt

Eine Excel-Tabelle schreibgeschützt zu speichern geht einfach und schnell. Folgen Sie einfach den Schritten der nachfolgenden Anleitung, um den Excel-Schreibschutz zu aktivieren.

Schritt 1: Öffnen Sie die Excel-Datei, die Sie schreibgeschützt speichern möchten. Rufen Sie die Registerkarte „Datei“ auf und wählen anschließend den Menüpunkt „Speichern unter“, um das Fenster mit den Speicheroptionen zu öffnen.

Excel-Speicherfenster „Speichern unter“

Schritt 2: Im Fenster „Speichern unter“ klicken Sie auf die Schaltfläche „Tools“ direkt links neben dem Speichern-Button. Es öffnet sich ein kleines Kontextmenü, in dem Sie den Punkt „Allgemeine Optionen“ wählen.

Excel für Windows: „Tools“-Schaltfläche im Speicherdialog

Schritt 3: Geben Sie in dem Feld „Kennwort zum Ändern“ das Passwort Ihrer Wahl ein. Das Kennwort kann ein beliebiges Wort oder eine Tastenkombination sein und muss keine Kriterien erfüllen. Setzen Sie auch ein Häkchen bei „Schreibschutz empfehlen“, um den Nutzer beim Öffnen der Datei zusätzlich auf den Schreibschutz hinzuweisen. Achtung: Sie benötigen in Zukunft dieses Kennwort, um Änderungen an Ihrer eigenen Excel-Datei vorzunehmen. Bewahren Sie es daher gut auf!

Excel: Allgemeine Optionen der Speicher-„Tools“

Schritt 4: Excel fordert Sie dazu auf, Ihr soeben festgelegtes „Kennwort zum Bearbeiten“ zu wiederholen. Die erneute Eingabe soll sicherstellen, dass Sie sich bei der vorherigen Eingabe nicht vertippt haben. Klicken Sie auf OK, um das Fenster zu schließen.

Excel: Kennworteingabe zum Bearbeiten bestätigen

Schritt 5: Klicken Sie abschließend auf „Speichern“, um den Excel-Schreibschutz zu aktivieren.

Excel-Datei: schreibgeschützt speichern ohne Kennwort

Möchten Sie Ihre Excel-Datei lediglich mit einem Hinweis für andere Nutzer versehen, der den schreibgeschützten Modus empfiehlt? Dann können Sie den Schreibschutz nur empfehlen, ohne ein Kennwort festzulegen. Führen Sie dazu die Schritte 1 bis 3 des letzten Abschnitts aus, ohne ein „Kennwort zum Ändern“ anzugeben. Setzen Sie lediglich ein Häkchen bei „Schreibschutz empfehlen“. Nutzer erhalten nun beim Öffnen einen entsprechenden Hinweis.

Excel-Hinweis „Excel-Datei schreibgeschützt öffnen“

Wie öffnet man eine schreibgeschützte Excel-Datei mit Kennwort?

Sobald Sie eine mit Kennwort schreibgeschützte Excel-Datei öffnen, bittet die Tabellenkalkulation um die Eingabe des hierfür definierten Kennworts. Beim Öffnen erscheint zu diesem Zweck folgendes Fenster zur Kennworteingabe:

Excel: Kennwortabfrage bei schreibgeschützter Datei

Hier haben Sie zwei Optionen:

  1. Ihnen ist das Kennwort bekannt: Geben Sie das Kennwort ein und klicken Sie auf „OK“. Falls „Schreibschutz empfehlen“ aktiviert wurde, erscheint nun ein zweites Dialogfenster, in dem Sie erneut wählen können, ob Sie die Datei schreibgeschützt öffnen möchten oder nicht. Wenn Sie hier auf „Ja“ klicken, öffnen Sie die Datei schreibgeschützt und müssen bei Änderungen erneut das Kennwort eingeben. Klicken Sie hingegen auf „Nein“, öffnen Sie die Datei im standardmäßigen Bearbeitungsmodus und können wie gewohnt Ihre Datei ändern und ohne weitere Kennworteingabe speichern.
  2. Sie kennen das Kennwort nicht: Lassen Sie das Feld Kennwort leer und klicken auf „Schreibschutz“. Sie können die Datei nun im geschützten Modus ansehen, aber nicht bearbeiten.

Quelle: https://www.ionos.at/digitalguide/online-marketing/verkaufen-im-internet/excel-schreibschutz-aktivieren/

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