• Seien Sie zu früh: Wählen Sie sich ein paar Minuten vor der verabredeten Zeit zum virtuellen Meeting ein, um sicherzustellen, dass alles funktioniert. So werden alle rechtzeitig präsent sein, und das Meeting kann wie geplant starten.

• Benutzen Sie ein Headset: In aller Regel ist die Tonqualität eines handelsüblichen Kopfhörerkabels mit Mikrofon, das mit den meisten Smartphones mitgeliefert wird, besser als die Qualität der eingebauten Mikrofone bei Computern.

• Bestimmung eines Moderators, der für das Führen des Meetings verantwortlich ist, die Zeit im Auge behält und sicherstellt, dass alle TeilnehmerInnen sich zu Wort melden. Das ist besonders wichtig, weil die Aufmerksamkeitsspanne in virtuellen Meetings noch kürzer als im physischen Meeting ist. Die Bestimmung einer solchen Person erlaubt es den anderen TeilnehmerInnen, sich besser auf den Inhalt des Meetings fokussieren zu können.

• Zu Beginn einer Diskussion ist eine Runde mit Openingstatements von allen Teilnehmenden angebracht, damit alle einmal aktiviert wurden und nicht in die Passivität absinken. Auszüge dieser Grundregeln können auch z.B. vom Moderator über die Chatfunktion an alle am Beginn des Meetings kommuniziert werden.

• Stumm schalten: Jedes Meetingtool bietet eine entsprechende Funktion. Es gilt: Wer nicht spricht, schaltet sein Mikrofon aus, um eine Diskussion ohne Störgeräusche zu ermöglichen.

• In virtuellen Meetings kann es durch schwankende Internetverbindungsqualität zu Verzögerungen in der Sprachübermittlung kommen. Deshalb ist es umso wichtiger, die TeilnehmerInnen ausreden zu lassen und nicht zu schnell zu reagieren. Es darf ruhig eine Sekunde verstreichen, um zu erkennen, dass die andere Person ausgesprochen hat.

• Fragen oder Kommentare direkt an Personen richten und TeilnehmerInnen beim Namen nennen. So ist sofort klar, wer aus dem Stummmodus zurückkehren muss und gefordert ist.

• Man muss expliziter sein in der Kommunikation als in einem Offlinemeeting. So muss zum Beispiel klar und deutlich beschrieben werden, auf welche Dokumente man sich bezieht. Seien Sie im Zweifelsfall lieber zu explizit als zu unklar.

• Es ist möglich, dass die Verbindung abbricht oder nur Bruchstücke von Aussagen anderer Personen verstanden werden. Umso wichtiger ist es, Schlüsselaussagen zu verifizieren durch das Wiederholen der Aussage in eigenen Worten. Diese Technik gilt für jegliche Form der erfolgreichen Kommunikation – egal ob offline oder online!

• Und auch ein Klassiker für jegliche Art der aufmerksamen und respektvollen Kollaboration: kein Multitasking!

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